Τα συστήματα κινητών αρχειοθηκών αποτελούν την ιδανική λύση στο πρόβλημα της αποθήκευσης και της διαχείρισης του αρχειακού υλικού. Η βασική αρχή λειτουργίας τους είναι απλή: Κανονικά ράφια αρχειοθηκών εφαρμόζονται πάνω σε κινούμενα βαγόνια και στη συνέχεια τοποθετούνται το ένα μετά το άλλο πάνω σε ράγες. Κάθε φορά που χρειάζεται να αποθηκευτεί κάτι ή να ανατρέξει κανείς σε ένα από τα αποθηκευμένα αρχεία, η συμπαγής αυτή αρχειοθήκη -πολύ εύκολα και χωρίς να απαιτείται καθόλου μυϊκή δύναμη- ανοίγεται στο σημείο που χρειάζεται να γίνει η πρόσβαση. Οι κινητές αρχειοθήκες συμβάλουν σημαντικά στην εξοικονόμηση χώρου και κατ’ επέκταση στη μείωση κόστους, αφού 60m² κινούμενων – συρόμενων αρχειοθηκών, ισοδυναμούν με 100m² συμβατικών αρχειοθηκών.